Prosimy osoby wysyłające obliczone listy o stosowanie się do poniższych wytycznych dotyczących formatu korespondencji elektronicznej.
1. Tytuł wiadomości e-mail musi być przygotowany wg wzoru:
NRODDZIAŁU DATA dowolny tekst
Numer oddziału musi zostać podany bezwzględnie w formacie 4-cyfrowym
Data musi być podana bezwzględnie w formacie RRRRMMDD, gdzie RRRR to 4-cyfrowy format roku, MM to 2-cyfrowy format miesiąca, DD to 2-cyfrowy format dnia.
Dowolny tekst to miejsce opcjonalne, np. dla zaznaczenia czy wysyłane są wszystkie, czy pojedyncza lista.
Przykłady:
a) 0035 20160505
b) 0148 20160410
c) 0148 20160410 wszystkie listy
d) 0148 20160410 lista oddziałowa
e) 0148 20160410 lista rejonowa
2. Zawartością wiadomości email mają być listy danego oddziału w postaci załączników formacie PDF i nazwy plików muszą odpowiadać tytułowi wiadomości.
Przykład prosty z jednym załącznikiem
Tytuł: 0148 20160410
Załączniki:
– 0148 20160410 lista konkursowa.pdf
W przypadku, gdy plików dla wybranego oddziału z danego lotu będzie więcej (np. dla sekcji) to należy dopisać na końcu nazwy pliku stosowną informację (wykorzystując miejsce na „dowolny tekst”) i zamieścić je razem w jednej wiadomości.
Przykład z wieloma załącznikami
Tytuł: 0148 20160410 wszystkie listy
Załączniki:
– 0148 20160410 lista oddziałowa.pdf
– 0148 20160410 lista rejonowa.pdf
– 0148 20160410 lista sekcja 01.pdf
– 0148 20160410 lista sekcja 02.pdf
3. Na dany lot dla KAŻDEGO oddziału powinna być przygotowana OSOBNA wiadomość e-mail!
Wysłanie pomieszanych list konkursowych z więcej niż jednego oddziału jako załączników w jednej wiadomości będzie traktowane jako brak tych list.
Przykład BŁĘDNEJ wiadomości (2 ostatnie załączniki nie pasują)
Tytuł: 0148 20160410 wszystkie listy
Załączniki:
– 0148 20160410 lista oddziałowa.pdf
– 0148 20160410 lista rejonowa.pdf
– 0422 20160410 lista oddziałowa.pdf
– 0422 20160410 lista rejonowa.pdf
4. Listy należy wysyłać nie później niż 14 dni od daty lotu.
5. Adres, na które należy wysyłać wiadomości e-mail z listami konkursowymi:
biuro@pzhgp-okreg-katowice.pl